A VentorFlow működése
Érdeklődőkezelés: legyen világos a következő lépés
Az érdeklődőkezelés a megkeresés rögzítését, a felelős kijelölését és az ügy következő lépésének követését jelenti. A VentorFlow az érdeklődő adatlapjához kapcsolja a feladatokat, időpontokat és ajánlatokat, így az értékesítési folyamat több pontja együtt áttekinthető.
Mitől lesz kezelhető egy érdeklődő?
Az elérhetőség önmagában kevés a folytatáshoz. A csapatnak azt is tudnia kell, mi az igény, ki foglalkozik vele, és mit beszéltetek meg. A VentorFlow adatlapján a kapcsolattartási és projektadatok mellett felelős, következő lépés és utánkövetési időpont is rögzíthető.
- Adatlap: a megkeresés és a projekt alapadatai, forrása, jegyzetei és kapcsolódó előzményei.
- Felelős: a csapattag, aki az érdeklődő ügyét viszi. A feladat külön kijelölt munkatárshoz is kapcsolódhat.
- Feladat: konkrét elvégzendő teendő, állapottal, határidővel és felelőssel.
- Következő lépés: rövid leírás arról, hogyan folytatódik az ügy. Például az ajánlat egyik tételének pontosítása.
Folyamatjavaslat: az átadás akkor tekinthető késznek, ha az átvevő munkatárs a feljegyzésből tudja, mit kell tennie. A „beszélni kell vele” helyett írd le a kérdést és az egyeztetett időzítést.
Mi az értékesítési pipeline, és mire jó az állapot?
Az értékesítési pipeline az ügyek folyamatszakaszok szerinti nézete. Megmutatja, hol tartanak a megkeresések. A VentorFlow alapfolyamatában a kapcsolatfelvétel, a felmérés, az ajánlat és az egyeztetés külön szakaszokhoz kapcsolódik.
Az állapot akkor hasznos, ha a csapat ugyanazt érti alatta. Az alábbi táblázat javasolt munkarendet mutat; a továbblépést a tényleges egyeztetéshez kössétek.
| Szakasz | Mi ismert? | Mi következik? |
|---|---|---|
| Új érdeklődő | Beérkezett a megkeresés. | Felelős kijelölése, első kapcsolatfelvétel. |
| Kapcsolatfelvétel | Tisztázzátok az igényt. | A hiányzó információk és az időzítés egyeztetése. |
| Felmérés | Van előkészített vagy megtörtént felmérés. | Az eredmény és a még nyitott kérdések rögzítése. |
| Ajánlat elküldve | Az ajánlatot elküldtétek. | Megbeszélt utánkövetés felelőssel és időponttal. |
| Egyeztetés, lezárás | Ismert a válasz vagy az elakadás. | Új teendő, elfogadás vagy lezárási ok rögzítése. |
Az „ajánlat elküldve” nem jelent ügyféldöntést. A következő kapcsolatfelvétel rendjéhez használható az ajánlat-utánkövetési útmutató és üzenetminta.
Hogyan jut el a webes megkeresés a CRM-be?
A webes érdeklődő fogadásához a weboldal űrlapját és a CRM fogadófelületét össze kell kapcsolni. A működés az adott vállalkozás beállításaitól és az engedélyezett webcímtől függ. Ez a kapcsolat a bevezetés külön ellenőrzendő része.
Szemléltető adatút
Webes űrlap → adatok ellenőrzése → fogadás visszaigazolása → érdeklődő adatlapja → csapattag következő teendője.
A fogadáshoz név és legalább egy elérhetőség szükséges. Az üzenet segíti az igény megértését; a hiányzó projektadatokat később lehet pontosítani. A kapcsolat beállításakor azt is tisztázni kell, hogyan kap felelőst a megkeresés, és ki ellenőrzi a beérkezéseket.
Mi történik hibás adat vagy bizonytalan beküldés esetén?
A jelenlegi VentorFlow webes felület hiányos vagy hibás adatoknál javítást kér, elérhetetlen szolgáltatásnál közvetlen kapcsolatot ajánl. Ha a beküldés eredménye nem ellenőrizhető biztosan, ezt jelzi, és egyeztetést kér az újraküldés előtt. A sikeres fogadás visszajelzése nem egyenlő azzal, hogy egy munkatárs már megválaszolta a megkeresést.
Hogyan kapcsolódik a felmérés és az ajánlat az érdeklődőhöz?
A VentorFlow-ban az időpont, a feladat és az ajánlat az érdeklődőhöz kapcsolható. A felmérés előkészítésénél így az igényből lehet kiindulni, az ajánlat egyeztetésénél pedig a korábbi feljegyzéseket is figyelembe lehet venni.
A használható átadáshoz írd le a felmérés eredményét, a tisztázandó kérdéseket, az ajánlat készítésének felelősét és a vállalt következő lépést. A rendszerben tárolt kapcsolat segít összerendezni a munkát; a feljegyzések minősége a csapat munkarendjén múlik.
Klíma és hőszivattyú esetén a szakági folyamat és a felmérést előkészítő mezők mutatják meg, milyen adatokkal érdemes kezdeni.
Miben segíthet az AI és az automatizálás?
A VentorFlow AI-műveletei az igény összefoglalását, minősítését, a következő lépés javaslatát és válaszszöveg készítését támogatják. Használatukhoz megfelelő szolgáltatáskapcsolat szükséges. A javaslatot a csapat ellenőrzi, különösen műszaki tartalom, ár és vállalás előtt.
Az automatizálási lehetőségek között utánkövetési és emlékeztetési folyamatok is szerepelnek. Működésük a beállított és bekötött folyamatoktól, az e-mail- vagy SMS-küldés pedig az adott szolgáltatáskapcsolattól függ. A bemutató során külön érdemes végigvenni, mi készül javaslatként, mi igényel emberi döntést, és mely művelet van ténylegesen aktiválva.
Elsőként egy egyértelmű kézi folyamatot rögzítsetek: ki, mikor, milyen információ alapján lép tovább? Erre lehet értelmes automatizálási szabályt építeni.