Ajánlat-utánkövetés kivitelezőknek

Mikor érdemes utánkövetni az ajánlatot?

A következő kapcsolatfelvétel időpontját lehetőleg az ügyféllel egyeztessétek az ajánlat átadásakor. A döntéshez szükséges idő függhet attól, hogy egyszerű telepítésről, több változatról vagy további felmérést igénylő munkáról van szó. Nincs minden ügyre megfelelő, kötelező napköz.

Kérdezz rá, mikor tudja átnézni az ajánlatot, kivel kell még egyeztetnie, és milyen csatornán szeretné a folytatást. Ha nem beszéltetek meg időpontot, a következő üzenet célja ennek tisztázása legyen. Az ismételt „sikerült megnézni?” helyett érdemes megnevezni azt a kérdést, amellyel segíthetsz továbblépni.

Hogyan legyen követhető az utánkövetés?

1. Rögzítsd, melyik ajánlatról van szó. Legyen egyértelmű a munka tárgya és az aktuális ajánlatváltozat. Módosításnál az egyeztetés is a megfelelő változathoz kapcsolódjon.
2. Jelöld ki a felelőst. Az ügyet vivő munkatárs tudja, ki végzi a következő megkeresést. Ha más veszi át, kapja meg a nyitott kérdést és az előzményt.
3. Írd le a célt és az időzítést. Például a felmérés után pontosított műszaki tartalom átbeszélése, az ügyféllel egyeztetett napon. Egy feladatnak legyen konkrét eredménye.
4. Rögzítsd a választ. Kérdés érkezett, módosítás kell, később dönt az ügyfél, vagy lezárható az ügy? A teendő állapota mellett maga az egyeztetés is legyen érthető.
5. Hozz létre új lépést, vagy zárd le a folyamatot. A kész visszahívás nem jelenti automatikusan az ügy lezárását. Ha maradt feladat, kapjon új felelőst vagy határidőt.

A felelős és a határidő rögzítése jól vezetett táblázatban is elkezdhető. Ha az átadások és kapcsolódó feladatok már nehezen követhetők, a CRM-re váltás szempontjait érdemes mérlegelni.

Három rövid ajánlat-utánkövető üzenetminta

Az alábbiak szerkeszthető minták egy már folyamatban lévő ajánlati egyeztetéshez. A szögletes zárójelben lévő részeket cseréld ki, és csak olyan előzményre hivatkozz, amely valóban megtörtént. A minták használata nem indít automatikus küldést.

1. A megbeszélt egyeztetés folytatása

A „megbeszéltek szerint” fordulatot csak akkor hagyd benne, ha valóban volt ilyen megállapodás. Egyébként röviden kérj megfelelő egyeztetési időpontot.

2. Egy nyitott kérdés pontosítása

Egy üzenetben lehetőleg egy döntést kérj. Ha több szakmai kérdés függ össze, javasolj rövid beszélgetést, és írd meg előre, mit kell átbeszélni.

3. A folytatás időzítésének tisztázása

A megkeresés módja és gyakorisága igazodjon az ügyfél kéréséhez és a tényleges kapcsolattartási helyzethez. Ha azt kéri, hogy ne keresd tovább, állítsd le az utánkövetést.

Mikor módosítsd vagy zárd le az utánkövetést?

Az utánkövetés állapota a legutóbbi valós egyeztetést tükrözze. Egy meg nem válaszolt üzenetből nem derül ki biztosan, hogy az ügyfél elutasította az ajánlatot. Ha nincs döntés, ezt rögzítsd, és a saját előre meghatározott munkarendetek alapján kezeld a nyitott ügyet.

• Halasztás: jegyezd fel az okot és az ügyfél által kért időzítést. A régi határidőt módosítsd, hogy ne maradjon félrevezető teendő.
• Módosítási kérés: írd le a változtatást és annak felelősét. A következő utánkövetés már a pontosított ajánlatra vonatkozzon.
• Elfogadás: rögzítsd a döntést és a kivitelezés előkészítéséhez szükséges átadást. Az ajánlati emlékeztetők ekkor már ne maradjanak nyitva.
• Elutasítás vagy a kapcsolat lezárása: a tényleges visszajelzés kerüljön az ügyhöz, és zárjátok le a kapcsolódó utánkövetési feladatokat.

Mit rögzíts minden elküldött ajánlat mellett?

Használható minimum: az ügy vagy ajánlat azonosítója, az elküldés időpontja, a felelős, a következő lépés, annak egyeztetett időzítése és a legutóbbi válasz rövid összefoglalója. A pontos árakat és szakmai részleteket az aktuális ajánlathoz tartsd kötve.

A VentorFlow-ban az érdeklődőhöz ajánlat és határidős feladat kapcsolható, valamint következő lépés is rögzíthető. Az érdeklődőkezelési folyamat bemutatja, hogyan kapcsolódnak ezek az ügyhöz. A munkarend akkor lesz használható, ha a csapat a beszélgetések után frissíti is az információt.